Si parla spesso di efficacia ed efficienza, anche se non sempre è chiaro di cosa esattamente stiamo parlando.

Entrambi i concetti sono legati al successo nel raggiungimento di un risultato. E tutta la nostra vita è costellata da piccoli e grandi obiettivi e risultati desiderati, che possono essere di ogni tipo:

  • dalle attività banali, ma necessarie della vita quotidiana: fare acquisti, preparare il pranzo, andare e tornare dal lavoro, gestire il proprio tempo libero, avere cura di sé e dei propri cari, e altro ancora
  • attività e progetti lavorativi di ogni genere
  • obiettivi legati alla propria formazione

”Se vuoi una vita felice devi dedicarla a un obiettivo, non a delle persone o a delle cose.” Albert Einstein

Efficacia ed efficienza sono perciò utili non soltanto per chi affronta le sfide del mondo del lavoro, ma per tutti noi.

Se sei un essere umano, non puoi che trarre beneficio da una maggiore efficacia ed efficienza.

Ma precisamente di cosa si tratta?

Efficacia è raggiungere il risultato

Sei efficace tutte le volte che riesci a portare a termine, con successo, l’obiettivo che ti sei prefisso.

Si può trattare di qualsiasi tipo di obiettivo, dal fare la spesa al supermercato, al portare a termine un progetto importante al lavoro.

Efficienza è ottimizzare le risorse

Sei efficiente quando porti a termine una attività con il minor dispendio possibile di energia, tempo e denaro. Quindi ad esempio se l’obiettivo è preparare la cena per la famiglia, è più efficiente chi, a parità di condizioni e di risultato finale, impiega meno tempo, soldi ed energie.

Ma allora forse conviene essere efficienti piuttosto che efficaci?

Efficacia o efficienza: meglio entrambe

Ci può essere efficacia senza efficienza? Oppure viceversa?
Rimaniamo con un esempio tratto dalla vita quotidiana: preparare un pranzo succulento per i propri cari.
Potresti superare te stesso nella preparazione del miglior pranzo mai mangiato. E in questo modo saresti molto efficace.
Allo stesso tempo, potresti però essere anche molto inefficiente, se ad esempio:

  • impieghi 3 giorni per cucinare,
  • spendi un mese di stipendio,
  • riduci la cucina a un campo di battaglia impiegando altri 2 giorni per ripulirla da cima a fondo.

Pensi che tutto questo sia accettabile per poter godere di un buon pranzo? Può essere! Se ad esempio si tratta di un pranzo assolutamente unico e speciale. Dipende dalle tue priorità e punto di vista.

Viceversa potresti preparare un pranzo in una manciata di minuti, con pochi soldi, fatica minima, e senza sporcare la cucina. In questo modo saresti molto efficiente, ma anche poco efficace se il pranzo non viene apprezzato.

Se è proprio necessario scegliere tra efficacia ed efficienza, è meglio essere efficaci, cioè raggiungere il proprio obiettivo. Non mi sembra infatti avere molto senso ottimizzare le proprie risorse senza però ottenere il risultato desiderato.

“É più importante fare la cosa giusta (essere efficaci) che fare bene qualcosa (essere efficienti).” Peter Drucker

È però possibile ottenere il massimo solo quando efficacia ed efficienza vanno a braccetto.
Solo così si possono raggiungere efficacemente gli obiettivi piccoli e grandi della vita, con il miglior utilizzo possibile delle nostre risorse: tempo, energia e soldi.

Come possiamo quindi agire con efficacia ed efficienza massima in ogni circostanza della vita?

Come essere più efficaci (ed efficienti)

Essere in grado di raggiungere con successo un obiettivo ottimizzando le risorse è possibile quando abbiamo raggiunto una certa padronanza di noi stessi.

Questo si ottiene solo con un allenamento e impegno costanti che ci permettono ad esempio di rinforzare la nostra capacità di attenzione volontaria e il nostro autocontrollo.

Non solo!

“Se vogliamo dirigere la nostra vita, dobbiamo prendere il controllo delle nostre abitudini. Non è ciò che facciamo di tanto in tanto che plasma la nostra vita, ma ciò che facciamo quotidianamente.” Anthony Robbins

Possiamo liberarci dalle cattive abitudini come ad esempio passare troppo tempo sui social, oppure abitudini legate alla cattiva cura di sé, che indirettamente peggiorano la nostra capacità di raggiungere un obiettivo in modo ottimale.

Le abitudini non sono sempre negative. Possono essere anche ottime risorse se si tratta di abitudini positive che amplificano le nostre capacità, minimizzano la fatica e accrescono quindi la nostra abilità di ottenere i risultati desiderati.
Le abitudini sono infatti “scorciatoie” che il cervello implementa per rendere più facili alcune azioni e liberare quindi risorse per attività più impegnative e non automatizzabili.

Oltre alla padronanza di sé, la nostra efficacia ed efficienza aumentano quando siamo in grado di stabilire chiaramente:

  • Cosa fare: individuare in modo corretto il nostro obiettivo (quello finale e obiettivi intermedi)
  • Come fare: decidere come raggiungere il risultato, avendo presente tutte le risorse a disposizione, eventualmente anche in termini di aiuto esterno

E infine di agire subito senza perdere tempo.

Individuare un obiettivo concreto, misurabile, realistico

Sia l’efficacia che l’efficienza hanno bisogno di un obiettivo. Se infatti ti dai da fare in modo esemplare e molto efficiente a portare a termine un’attività del tutto inutile, non ci può essere efficacia. E non si può nemmeno parlare di efficienza. Impegnarsi con apparente efficienza in un’attività inutile è solo spreco di risorse, e quindi inefficienza.
Questo purtroppo accade, non solo nella nostra vita privata, ma anche in azienda. Chissà quante volte ti è capitato di fare un’attività ben fatta e ottimizzata per quanto riguarda l’utilizzo delle risorse, ma assolutamente inutile in termini di risultato.

Serve quindi definire un obiettivo efficace chiaro, concreto e realistico, con un risultato che è possibile misurare e verificare. Ogni obiettivo finale può richiedere vari passi e obiettivi intermedi necessari per poterlo raggiungere. Anche questi vanno chiaramente definiti.

Definire un buon obiettivo significa inoltre avere presente i motivi per cui vale la pena darsi da fare per arrivare al risultato.

“Cercate ardentemente di scoprire a che cosa siete chiamati a fare, e poi mettetevi a farlo appassionatamente. Siate comunque sempre il meglio di qualsiasi cosa siate.” Martin Luther King

Scegliere come procedere

Dopo avere definito l’obiettivo, è necessario capire come poterlo raggiungere. Non è sempre facile. Soprattutto se nel passo precedente non tutto è stato stabilito in modo soddisfacente.

Qui entra in gioco la nostra capacità di saper decidere velocemente e bene. Talvolta non siamo in grado di decidere un corso d’azione, non per mancanza di informazioni, ma a causa della nostra scarsa autostima oppure per il desiderio di avere tutto sotto controllo. Inoltre anche la capacità di decidere non è innata, ma va allenata nel tempo.

In questa fase si valutano tutte le risorse a disposizione (oppure facilmente reperibili); sia le risorse materiali che le nostre competenze, abilità o talenti particolari.

Scegliere come procedere, significa anche pianificare l’utilizzo del tempo e il termine entro cui portare a termine le attività.

È importante massimizzare, quando possibile, le attività che sono per noi un piacere. Quelle azioni cioè in cui esprimiamo i nostri talenti e punti di forza. È così che sosteniamo la nostra motivazione e la capacità di impegnarci fino al raggiungimento del risultato. La motivazione è infatti fondamentale per poter raggiungere un qualsiasi risultato.

Agire senza perdere tempo

Se le fasi precedenti sono state individuate e pianificate correttamente, non rimane che l’azione.

In questa fase possiamo sfruttare la nostra capacità di non perdere tempo e di agire efficacemente. Anche questa abilità è frutto di impegno e allenamento.

È inoltre tanto più facile agire immediatamente senza perdere tempo, quanto più siamo sicuri di essere in grado di svolgere l’attività con successo. Dipende quindi dalla nostra autostima o meglio dalla nostra percezione di autoefficacia, che a sua volta può essere incrementata e sostenuta proprio buttandoci nel fare.

“Non hai idea di ciò che sei realmente capace, finché non ci provi.” Anonimo

In sintesi

Cosa fare per essere veramente efficaci ed efficienti?

Le fasi possono essere sintetizzate così:

  • Aver raggiunto una certa capacità di autogoverno: abitudini positive, autocontrollo, ecc.,
  • Stabilire un obiettivo specifico, concreto, realistico, ma anche motivante (cosa fare)
  • Individuare mezzi e risorse, e deciderne l’utilizzo (come fare)
  • Agire senza perdere tempo

Essere efficaci ed efficienti è un impegno costante. C’è sempre spazio per migliorare!

Perciò devi mettere in conto qualche insuccesso ed avere la forza di imparare dai fallimenti, utilizzandoli come gradini per procedere e migliorare sempre di più.

Che ne dici, ne vale la pena?

Pin It on Pinterest

Share This