Seleziona una pagina

Spesso vorremmo pianificare ogni secondo della giornata per non perdere tempo e raggiungere il massimo della efficienza e della produttività.

Come fare?

Devi solo lavorare 16 ore al giorno, eliminare tutti i contatti sociali e ridurre il tempo dedicato a mangiare e dormire. In fondo lo scopo della tua vita è produrre di più e meglio, mica vivere una vita libera e felice.

Ovviamente scherzo!

Ma davvero non c’è una alternativa per non perdere tempo? Davvero la soluzione può essere solo l’efficientismo a tutti i costi?

Non perdere tempo, sfrutta le ore mattutine

Quando ti alzi al mattino, qual è la prima che cosa che fai? Probabilmente prendi in mano lo smartphone e cominci già da subito a perdere tempo. Oppure quando arrivi in ufficio cominci il lavoro rispondendo alle mail e magari dando un’occhiata ai social.

La mattina però, come dice il proverbio, “ha l’oro in bocca”. Siamo al massimo dell’efficienza a partire da circa un paio d’ore dopo esserci alzati.

Per non perdere tempo conviene quindi sfruttare le prime ore della giornata per le attività più importanti o più impegnative.
Limitati quindi a dare un’occhiata veloce alle mail, per verificare che non ci siano cose importanti che vanno gestite immediatamente e poi impegnati con le priorità stabilite.

Soprattutto nelle ore di maggior produttività, evita il più possibile le distrazioni. Potresti ad esempio ritagliare del tempo dopo pranzo (possibilmente un tempo breve) per social, notifiche, mail e altre attività distraenti dall’obiettivo della giornata.

Imposta degli obiettivi

Il problema è che, spesso perdiamo tempo perché non abbiamo impostato alcuna priorità. Siamo quindi in balia degli stimoli momentanei o delle priorità dettate da altri.

Il primo passo per non perdere tempo, è avere in mente degli obiettivi e la loro priorità. Anche se lavori come dipendente è necessario stabilire una priorità nelle attività da svolgere.

Colui che pianifica ogni mattina le azioni della giornata e segue quel piano, porta con sé un filo che lo guiderà attraverso il labirinto  della più intricata delle vite”
Victor Hugo 

Se hai un obiettivo a lungo termine, lo devi spezzettare in sotto-obiettivi a medio termine, e micro-obiettivi a breve termine.
Non perdi tempo se ti focalizzi quotidianamente sui micro-obiettivi.

Non perdere tempo e stabilisci un obiettivo

Giorno dopo giorno, porterai a termine un micro-obiettivo e in breve tempo farai passi da gigante nel raggiungimento dell’obiettivo finale. A patto di avere definito un obiettivo ben costruito ed efficace.

Gli obiettivi devono essere realistici (per essere fattibili)

È importante suddividere gli obiettivi in modo realistico. Se una attività richiede ad esempio 30 ore di lavoro, non riuscirai a farla in 3 giorni. O meglio, è fattibile, ma a costo di un ritmo di lavoro insostenibile nel tempo.

Gli obiettivi vanno stabiliti tenendo conto di tutto ciò che va fatto ogni giorno. Anche le, purtroppo necessarie, attività banali e insignificanti, come lavarsi i denti o comprare il pane. Capita a tutti di dover ogni tanto dedicare quasi tutta la giornata a qualche obiettivo urgente e fondamentale, ma dev’essere sempre un’eccezione. Nessuno è un superuomo. 

Quindi negli obiettivi giornalieri, è necessario tener conto di ciò che realisticamente puoi fare ogni giorno, con un ritmo sostenibile nel tempo.

Metti in conto qualche fallimento (anche se non perdi tempo)

Hai bene in mente tutti gli obiettivi e le loro priorità. Ti dedichi alle attività più importanti nelle ore di maggior produttività. Ciononostante, ci sono giornate in cui non riesci a portare a termine le attività prefissate.

Non siamo delle macchine e non è possibile pianificare e gestire ogni istante.

Capiteranno ogni tanto delle giornate in cui non siamo al nostro meglio. E ci saranno spesso degli imprevisti.
È quindi necessario tenere conto di questo, nella pianificazione degli obiettivi.

Una altra cosa importante, è tenere traccia dei passi effettuati nel raggiungimento degli obiettivi (sia positivi che negativi).
Può essere un buon modo per non scoraggiarsi per una giornata non riuscita. Vedere infatti che nelle giornate precedenti hai già ottenuto buoni risultati, aiuta a mantenere intatti motivazione ed entusiasmo.

Evita il multitasking, esegui una attività alla volta

Quando sei sommerso da mille attività è facile cedere alla tentazione del multitasking. Si ha così l’illusione di essere efficienti e di recuperare il tempo perduto.

La verità è che le attività fatte in contemporanea non esistono. Semplicemente passi velocemente da una attività all’altra.
Con il risultato che:

• utilizzi molto più energie fisiche e mentali
• svolgi le attività in modo approssimativo
• non guadagni neanche un secondo di tempo

Il tempo totale per portare a termine le attività in multitasking è spesso superiore a quello che avresti impiegato per fare una attività alla volta.

Come non perdere tempo senza dimenticare di avere cura di sé

Passare del tempo a mangiare, dormire, stare con la famiglia o rilassarsi può sembrare una perdita di tempo.
Solo però, se non hai in mente le vere priorità. Scopo della tua vita non può essere rincorrere la produttività di ogni secondo della giornata.

Anche se decidi di dedicarti esclusivamente ai tuoi obiettivi, finirai inesorabilmente per perdere tempo.

Quante volte ti è capitato di insistere, con la forza di volontà, a lavorare a un obiettivo anche quando la stanchezza ti offuscava la mente? Ne è valsa la pena? Oppure hai impiegato ore per fare in modo mediocre un lavoro che avresti saputo fare bene in metà del tempo a mente fresca?

Se vuoi riuscire a non perdere tempo devi infatti avere cura di te.
Questo significa avere tempo per rilassarsi o passare del tempo con la famiglia e amici. Significa anche:

  • mangiare in modo sano ed equilibrato
  • dormire a sufficienza
  • fare un qualche genere di attività fisica (anche solo una passeggiata)
  • sapere fare una pausa al momento giusto (anche con una pennichella pomeridiana, se possibile)

Solo in questo modo sarà possibile mantenere corpo e mente al massimo dell’efficienza. Solo così sarà possibile non perdere tempo.
Trascorrere del tempo per avere cura di sé, non è mai quindi una perdita di tempo.

In sintesi, come non perdere tempo

Come non perdere tempo e riuscire a portare a termine gli obiettivi della giornata?

  • Stabilire obiettivi e priorità giornaliere (obiettivi realistici, bisogna tenere conto degli imprevisti e delle ‘giornate no’)
  • Impegnarsi nelle attività importanti durante le ore più produttive della giornata (senza farsi distrarre da altro)
  • Fare una attività alla volta (no al multitasking)
  • Avere cura di sé con una alimentazione sana, attività fisica e sufficiente riposo (ma anche cura delle relazioni interpersonali)

Ecco questi sono alcuni dei punti essenziali per riuscire a non perdere tempo e portare a termine con successo le attività della giornata.

Un’altra cosa che ti può essere utile per non perdere tempo e aumentare la tua produttività personale è un po’ di riordino mentale. Il caos interno infatti genera il caos esterno,

Spero che questi spunti pratici ti possano essere utili. Utili soprattutto per impostare una giornata efficiente e produttiva a misura d’uomo. Riuscendo quindi a vivere pienamente la tua vita senza sacrificarla a obiettivi che rischiano di renderti schiavo di un efficientismo esasperato e inutile.

E tu che ne dici? Hai qualche altro spunto interessante per non perdere tempo inutilmente?

Pin It on Pinterest

Share This