Sapere come gestire il tempo in modo da essere efficienti, e non disperderlo inutilmente, è un’arte che serve in ogni ambito della tua vita.

Il tempo è infatti una risorsa limitata e non rinnovabile. Tutto il tempo sprecato, o comunque mal utilizzato, è quindi perso per sempre.

A maggior ragione, se desideri creare un tuo business, è fondamentale saper come gestire il tempo in modo da massimizzare il tuo risultato.

Ma non basta.

Stabilisci le reali priorità

Qualsiasi strategia di utilizzo efficace del tuo tempo è inutile se non hai chiarezza sulle tue reali priorità.

La prima cosa da fare è quindi chiederti quali sono le attività più importanti per ottenere risultati nel tuo business.
In caso contrario rischi di concentrare tempo ed energie su attività che non portano a nulla e che magari richiedono molto del tuo tempo.

Stima il tempo richiesto

Un’altra difficoltà sta nello stimare l’impegno temporale che occorre per una attività.

Anche se fai una stima attenta e realistica, mediamente impiegherai un tempo maggiore. Gli imprevisti sono infatti all’ordine del giorno. E gli imprevisti possono essere anche solo le banalità della vita quotidiana: ad esempio hai dormito male e fai fatica a concentrarti.

Inoltre entra in gioco anche la legge di Parkinson che afferma che il lavoro si espande fino a occupare tutto il tempo disponibile.
Cioè se hai 4 giorni per portare a termine una attività che ne richiede 2, scoprirai che te ne servono esattamente 4.

Insomma qualsiasi stima rischia di essere inesatta, ma è possibile migliorarla. Una regola generale per una valutazione più affidabile del tempo richiesto per un’attività, è infatti quella di fare una stima realistica e poi di incrementarla del 50%.

Le 5 strategie per gestire il tempo in modo vincente

Per utilizzare al meglio il tuo tempo devi riuscire a focalizzarti sulle azioni giuste, nel momento giusto. Cioè sul fare le azioni che portano più risultati, nei momenti in cui hai più energia e capacità di concentrazione.

E per aiutarti a fare questo ci sono le seguenti 5 strategie.

Evita il multitasking

La prima strategia per gestire il tempo in modo efficace è di evitare il multitasking. Talvolta infatti abbiamo l’illusione di poter fare molte cose contemporaneamente.
In realtà, il multitasking è spesso solo il modo migliore per esaurire velocemente la tua energia e alla fine concludere meno del previsto. Può infatti fare male alla salute ed è per lo più molto inefficiente.

Ma come puoi gestire efficacemente, senza multitasking, le telefonate, le email, e i social media, che pure sono importanti per il tuo business?

Suddividi il tuo tempo in blocchi:

  • suddividi la tua giornata in blocchi di attività di un’ora, o meglio due,
  • al termine di ogni blocco, inserisci un momento di stacco per poterti rigenerare prima di concentrarti sulla prossima attività,
  • pianifica anche dei momenti da dedicare alle email, telefonate, social.

Elimina distrazioni e interruzioni

Un’altra utile strategia per la gestione del tempo, e che completa la prima, è l’eliminazione di distrazioni e interruzioni.
La suddivisione in blocchi di attività ti aiuta già ad eliminare le continue distrazioni. Il massimo risultato lo ottieni infatti quando puoi concentrarti totalmente su una attività alla volta.

“Il miglior consiglio che mi è capitato di ascoltare sul soggetto della concentrazione è: dovunque tu sia, fai in modo di esserci davvero. Quando lavori, lavora. Quando giochi, gioca. Non mischiare le due cose.”
Jim Rohn

Questo significa anche potere lavorare in un ambiente tranquillo, perché il nostro cervello è programmato per reagire a ogni distrazione; e anzi a cercare le distrazioni.

Poi si tratta di “educare” le altre persone a rispettare i tuoi orari. Se gli altri sanno che rispondi al telefono solo in certi orari, o gestisci le tue email in certi momenti della giornata, nel tempo si adeguano.

Del resto, la maggior parte delle telefonate, email, o post sui social non sono urgenti e possono tranquillamente attendere un paio d’ore.

Fai prima le attività più utili

Quali attività sono veramente importanti per il successo del tuo business? Si tratta di tutte quelle attività che ti portano clienti.

Purtroppo queste in genere non sono attività che reclamano rumorosamente la tua attenzione. Se non dai a loro la massima priorità, rischi quindi di non avere mai tempo per farle.

L’ideale è dedicare le prime 2 ore della giornata proprio a queste attività. E solo dopo dedicare tempo al resto.

Crea dei “rituali” per ottimizzare le tue attività

La nostra forza di volontà è limitata. Inutile quindi utilizzarla ogni giorno per scegliere cosa fare e come farlo.
Ti conviene piuttosto creare dei rituali abituali che ti permettono di fare le cose giuste, nel modo più efficace e con il minimo dispendio di energia.

Questo vale per i “rituali” del mattino o della sera che ti aiutano ad avere buona cura di te e mantenerti in forma ottimale.
Vale però anche per il resto della tua giornata, cioè per le attività che servono per far crescere e prosperare il tuo business. Si tratta quindi di stabilire come ottimizzare le tue azioni:

  • pianificando esattamente quali azioni fare,
  • in quale ordine e
  • in quali tempi.

Una volta stabilito il processo ottimale, ti basta fare la fatica iniziale di trasformarlo in abitudine, rendendolo automatico e fluido.

Poi la strada sarà tutta in discesa e avrai il beneficio di ottenere buoni risultati con il minimo sforzo.

Tieni conto che per formare una abitudine ci vuole circa un mese, durante il quale ti ritroverai, dopo l’iniziale entusiasmo, a fare fatica a eseguire il tuo rituale.

“L’abitudine si vince con l’abitudine”. Tommaso de Kempis

Stai infatti combattendo contro le tue precedenti abitudini e rituali. È un po’ come i missili lanciati nello spazio. Hanno bisogno di un enorme quantità di carburante nelle fasi iniziali, per poter vincere la forza di gravità.

Ottimizza il tuo ambiente

Un’altra utile strategia per gestire il tempo al meglio è quella ottimizzare il tuo ambiente in modo che tutto intorno a te sia di aiuto e sostegno.
Ricorda che se stai creando il tuo business, stai anche trasformando te stesso. E per essere una persona diversa hai bisogno di creare un ambiente diverso.

Ottimizzare il tuo ambiente significa in particolare migliorare il tuo ambiente fisico e mentale, oltre che l’ambiente sociale, cioè le persone che ti circondano.

In conclusione

Un fattore importante per il successo del tuo business è saper come gestire il tempo in modo ottimale.

Le 5 strategie:

  • evita il multitasking
  • elimina distrazioni e interruzioni
  • fai prima le attività più utili
  • crea dei rituali abituali che sostengono la tua azione
  • ottimizza l’ambiente attorno a te

sono un buon modo per gestire il tempo che dedichi al tuo business. E funzionano non solo nella gestione di un business, ma in qualsiasi ambito.

Ottieni ottimi risultati solo però se sai quali sono le attività più utili e importanti su cui concentrarti in modo prioritario.

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