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Essere più produttivi non è sempre una cosa che ci attira. Dà l’impressione di qualcuno che lavora a testa bassa tutto il giorno senza avere tempo per altro.

In realtà essere più produttivi non è utile soltanto al lavoro, ma è utile in ogni momento della giornata, e della vita.

Essere impegnati ed essere produttivi infatti non sono la stessa cosa. Se passi la giornata sempre impegnato a fare qualcosa questo non ti rende automaticamente produttivo.

Devi chiederti in cosa ti impegni tutto il giorno. E alla fine della giornata cosa domina in te: frustrazione o soddisfazione?

La vera produttività talvolta sembra irraggiungibile, ma ti permette di fare molto di più e soprattutto ti permette di avere tempo per vivere la tua vita.

Ebbene come essere più produttivi?

Il segreto di tutte le cose ben fatte è la semplicità. Questo vuol dire che non ci sono regole complicate per essere efficaci e produttivi, ma bastano pochi semplici accorgimenti.

Ecco quali sono i segreti per una vita più produttiva, efficace, efficiente e soprattutto più soddisfacente.

1. Fare una sola cosa alla volta

Il primo segreto per essere più produttivi è di non cedere alle lusinghe del multitasking. Il nostro cervello è ottimizzato per fare una sola cosa alla volta e tentare di fare più cose assieme, fa perdere tempo e soprattutto energia.

Il trucco per fare bene le cose è dunque farne una sola alla volta. Non ci metterai più tempo e il risultato sarà migliore.

Ma come fare per evitare il multitasking?

  • Silenzia o elimina le notifiche sullo smartphone
  • Stabilisci un tempo specifico – ben delimitato – per controllare e rispondere alle email
  • Educa le persone intorno a te a non interromperti continuamente e stabilisci un tempo preciso della giornata in cui sei a disposizione

2. Le attività nelle ore “giuste” della giornata

Le ore in cui abbiamo più energia, forza di volontà e capacità di concentrazione sono in genere le prime ore della giornata.

Ma appena alzato, ti senti uno zombie? Questo è abbastanza normale, perché abbiamo bisogno di tempo per essere a pieno regime.

L’importante è capire quali sono le ore migliori per ogni tipo di attività. Sì, perché le funzioni del nostro organismo seguono un andamento ciclico (ritmo circadiano) nelle 24 ore. Questo regola i periodi di sonno e veglia, e anche la capacità di concentrazione e l’energia fisica.

In generale le prime ore del mattino sono quelle più produttive, se i tuoi impegni sono di tipo intellettuale, mentre ad esempio il pomeriggio è più adatto alla attività fisica.

Ecco perché al mattino dovresti evitare di farti risucchiare da smartphone, social, ma anche email e telefonate. Le ore del mattino sono infatti quelle in cui riesci a fare di più e meglio.
Il momento da dedicare a email e telefonate potrebbe invece essere subito prima di pranzo.
E magari i social potresti vederli appena terminato il pranzo. E non durante il pranzo, altrimenti ricadi nel multitasking!

3. Lavorare a blocchi di attività simili

Proprio perché energia e capacità di concentrazione hanno un andamento ciclico nella giornata, e soprattutto non sono infinite, è importante stabilire delle pause.

Quindi è utile fare delle piccole pause in cui ti sgranchisci le gambe e prendi una boccata d’aria, ma non troppo lunghe, per evitare di perdere di vista quello che stavi facendo.

Inoltre, per massimizzare la produttività, conviene raggruppare assieme le attività simili.
Cambiare totalmente attività richiede al cervello uno sforzo di adattamento maggiore.

Se ad esempio devi scrivere un documento e inserire anche delle immagini, è più efficace se prima ti dedichi alla scrittura e poi, in un secondo momento, pensi al reperimento o creazione delle immagini. In questo modo aiuti il cervello ad automatizzare il processo il più possibile, invece di cambiare continuamente tipo di attività.

4. Stabilire scadenze ferree

Questo è il segreto che più di tutti aiuta ad essere più produttivi.
C’è una legge (legge di Parkinson) che stabilisce che tendiamo a metterci tutto il tempo che abbiamo a disposizione.

Se infatti hai tutta la giornata per fare qualcosa che potresti in realtà fare in un paio d’ore, mediamente ci impiegherai ben più di 2 ore per portarla a termine.

legge di Parkinson: «Il lavoro si espande fino ad occupare tutto il tempo disponibile; più è il tempo e più il lavoro sembra importante e impegnativo.»

Stabilire delle scadenze, sopratutto se ferree, è una regola che personalmente ho trovato difficile da implementare perché non amo avere delle scadenze. Quando però mi sono decisa a fare la prova, i risultati son stati sbalorditivi.

Ecco come applicare bene questo segreto di produttività:

  • Valuta in modo realistico il tempo che serve per la tua attività,
  • Stabilisci un orario di inizio e fine,
  • Elimina le distrazioni e interruzioni,
  • Concentrati sull’attività,
  • Terminato il tempo, concludi l’attività definitivamente

Quando scade il tempo, l’attività deve essere conclusa e la scadenza va rispettata in modo ferreo. Pena l’inefficacia!

Stabilire dei tempi realistici, né troppo ampi né troppo piccoli, è una cosa che richiede un certo allenamento.

Questa regola va ovviamente applicata in abbinamento alle altre. Quindi ad esempio una attività che richiede 8 ore va suddivisa in sotto attività più piccole. Lo stesso vale ovviamente per attività che richiedono più giorni per essere portate a termine.

5. Organizzarsi il giorno prima

Se le prime ore del mattino sono quelle più produttive, è un peccato utilizzarle per decidere come organizzare la giornata.

Inoltre, la tua energia è limitata e prendere decisioni richiede energia. È il caso quindi di limitare il più possibile le possibilità di scelta durante la giornata.

Meglio allora farlo il giorno prima, con l’accortezza di fare una lista con le attività prioritarie e impegnative, e poi eventualmente le altre.

Nella lista ci vanno le attività che vanno assolutamente fatte e poi altre magari facoltative. Tutte rigorosamente con orario di inizio e fine per sfruttare a tuo vantaggio la legge di Parkinson.

6. Focalizzarsi sulle attività prioritarie

Nelle ore più produttive, si fanno le attività più impegnative e prioritarie.
Ma non è sempre facile stabilire quali sono davvero le attività più utili da fare per prime.

Le attività prioritarie sono quelle che portano il più grande beneficio.

Se ad esempio lavori in proprio, allora le attività più utili sono quelle che ti portano nuovi clienti e che permettono quindi il successo del tuo business. E ovviamente anche le attività che ti permettono di fidelizzare i clienti.

Le attività prioritarie non sono quelle urgenti. Spesso ‘urgente’ ha poco a che fare con ‘utile’.

In generale le attività vanno fatte in quest’ordine di priorità:

  • D’impatto + Importante + urgente
  • D’impatto + importante (ma non urgente)
  • D’impatto + urgente (ma non importante)
  • D’impatto
  • Importante + urgente
  • Importante (ma non urgente o d’impatto)
  • Urgente (ma non importante o d’impatto)

Cioè prima quelle con il più grande impatto, poi quelle importanti e infine quelle urgenti.

La mappa delle priorità

7. Creare delle routine

Infine il settimo segreto per essere più produttivi è quello di creare il più possibile delle routine che ti permettono di massimizzare i risultati con il minimo sforzo.

Si tratta di creare delle abitudini positive in modo da poter mettere il “pilota automatico” il più possibile, per risparmiare tempo ed energia, e allo stesso tempo ottenere ottimi risultati.

“Noi siamo quello che facciamo ripetutamente. Perciò l’eccellenza non è un’azione, ma un’abitudine.” Aristotele

Potresti ad esempio accorgerti che c’è un modo ottimale per fare una certa attività e adottare quel modo come tua abitudine.

Non dimenticarti però di avere cura di te attraverso una benefica routine mattutina e serale, oltre che con le giuste pause.
Se sei in forma, sei più produttivo!

Infine, per essere più produttivi

Imparare ad essere più produttivi è un’arte che si affina con la pratica.

Un altro piccolo trucco è quello di stabilire dei piccoli premi in caso di successo. Infatti siamo sempre più propensi ad agire e a portare a termine qualcosa se abbiamo una ricompensa in cambio.

Inoltre favorisci le soluzioni più semplici, perché la produttività è sempre amica della semplicità.

Infine non dimenticare che desideri essere più produttivo, non solo per avere successo, ma anche, e forse soprattutto, per avere tempo per vivere la tua vita come desideri.

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